8 แนวทางการ “ทำงานอยู่บ้าน” ให้มีประสิทธิภาพ ในช่วง COVID-19 ระบาด

จริง ๆ การทำงานที่บ้านได้รับความนิยมมากขึ้นในบ้านเรา โดยเฉพาะกลุ่มฟรีแลนซ์ที่ไม่จำเป็นต้องเดินทางเข้าสำนักงาน แต่สำหรับในช่วงนี้ที่มีการระบาดของ COVID-19 ทำให้หลายบริษัทมีการปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบทำงานที่บ้านเช่นเดียวกัน เพื่อลดความเสี่ยงตามแนวทาง

working from home

ซึ่งในวันนี้ผมขอแนะนำแนวปฏิบัติ 8 ประการ ให้คุณสามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอ้างอิงจากเว็บ The Ladders และประสบการณ์ตรงจากทีมงาน Flagfrog ที่ Work From Home กันจนชินชาแล้วครับ

1.แต่งตัวด้วยชุดทำงาน

เนื่องจากว่าไม่มีหัวหน้าคนไหนที่จะคอยจับผิดเรื่องการแต่งกายของคุณ เมื่อคุณทำงานอยู่ในบ้าน ดังนั้น คุณสามารถติดต่อใส่เสื้อผ้าแบบไหนก็ได้ตามใจชอบ เป็นต้นว่าตื่นนอนใหม่ ๆ ใส่เสื้อกล้ามก็ลุกขึ้นมาพิมพ์เอกสารต่อที่โต๊ะทำงานข้างเตียง

อย่างไรก็ตาม มันคือเรื่องของความรู้สึก การสร้างสภาวะให้เหมาะสมกับการทำงานจะช่วยให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การสวมเสื้อผ้าให้เหมือนกับอยู่ในสำนักงานจะเป็นการบังคับตัวเองให้นั่งทำงานจนเสร็จ และอาจช่วยเพิ่มสมาธิในการทำงานได้มากขึ้นด้วย พอหลังจากเสร็จงานแล้วอย่าลืมเปลี่ยนชุดกลับคืนด้วยล่ะ คุณจะได้รู้สึกดีว่าตอนนี้เลิกงานเรียบร้อย

 

2.จัดตารางงาน

ข้อดีของการทำงานที่บ้านคือคุณสามารถจัดตารางเวลาของตัวเองตามใจชอบได้ เลือกรับประทานอาหารหรือช่วงพักเบรกได้ตามต้องการ แต่จริง ๆ แล้วมันเป็นเรื่องยากพอสมควรที่จะสามารถทำได้ตามนั้นเป๊ะ ๆ เพราะเวลาอยู่บ้านมันอาจจะมีเรื่องราวที่ไม่ได้วางแผนไว้ก่อน ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับความคนในครอบครัว เช่น คุณแม่ใช้คุณอาบน้ำให้สุนัข เป็นต้น ซึ่งมันส่งผลกระทบต่อตารางเวลาของคุณอย่างแน่นอน

เพราะฉะนั้น เมื่อตัดสินใจทำงานที่บ้านและจัดตารางไว้เรียบร้อย อันดับแรกคือคุณต้องพยายามบังคับตนเองให้ดำเนินกิจกรรมตามตารางเวลาให้ได้ ถัดมาคืออย่าลืมบอกคนในบ้านว่าเวลาทำงานของคุณคือช่วงใดบ้าง เพื่อขอความร่วมมือไม่ให้รบกวนในช่วงเวลาดังกล่าวครับ

 

3.เมื่อถึงเวลาเบรก ต้องเบรกให้ตรงเวลา

ด้วยความสะดวกสบายในการทำงานที่บ้าน อาจทำให้มีความคิดประมาณว่า “งานยังเหลืออีกนิดเดียว ทำให้เสร็จเลยละกัน” หรือบางคนเอาอาหารมาทานที่โต๊ะทำงานเลย ซึ่งในความเป็นจริงของชีวิตการทำงานคุณไม่สามารถนำอาหารมาทานบนโต๊ะทำงานได้ หรือการเสียเวลานั่งทำงานแทนที่จะไปทานข้าวยิ่งไม่ใช่เรื่องที่สมควรเลยล่ะ

ดังนั้น เมื่อคุณได้ทำงานอยู่บ้านแล้ว หากจัดตารางพักบรกไว้เรียบร้อย จงใช้เวลานั้นอย่างคุ้มค่าในการทานอาหารร่วมกับคนในครอบครัว นั่งดูโทรทัศน์อย่างสบายใจในช่วงเวลาพักผ่อน เชื่อสิว่าคุณจะสามารถกลับไปทำงานได้อย่างสดชื่นแน่นอนครับ

working from home

 

4.สร้างสิ่งแวดล้อมให้เหมือนที่ทำงาน

ถึงแม้ว่าคุณจะนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะในห้องนอนของคุณ แต่คุณสามารถจัดสิ่งแวดล้อมให้เหมือนกับสำนักงานได้ ยกตัวอย่างเช่น โต๊ะของคุณในสำนักงานจะประกอบไปด้วยคอมพิวเตอร์, ถ้วยกาแฟ, กระดาษเปล่า ๆ สำหรับจดงาน, กระดาษ Post it เตือนความจำ, โทรศัพท์ และกระบองเพชรตัวน้อยในกระถางขนาดเล็ก เป็นต้น ซึ่งหากคุณสามารถจัดหาสิ่งของเหล่านี้มาได้ มันจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น คิดดูนะครับสิ่งของเหล่านี้มันมีความจำเป็นต่อการทำงานของคุณอยู่นะ ถึงคุณจะใช้มันเพียงเล็กน้อย เช่น กระดาษ Post it แต่คุณก็ไม่สามารถขาดมันได้ จริงไหมครับ?

นอกจากนี้อย่าลืมบอกสมาชิกในบ้านด้วยว่าจุดนี้คือโต๊ะทำงานของคุณ เตือนให้พวกเขาทราบว่าในระหว่างที่คุณทำงานให้รบกวนเมื่อจำเป็นจริง ๆ เท่านั้นนะครับ

 

5.จัดการรายการงานที่ต้องทำด้วยซอฟต์แวร์

กรณีนี้หมายถึงการทำลิสต์งานที่คุณต้องทำในแต่ละวันด้วยซอฟต์แวร์ด้านการจัดการ (Organization) ต่าง ๆ ยกตัวอย่างเช่น ตัวผมเองคุ้นชินกับการใช้มือถือ Blackberry ตั้งแต่สมัยมัธยมจะใช้แอปปฏิทินในการจัดช่วงเวลาและความสำคัญของงานแต่ละชิ้น ซึ่งปัจจุบันนี้ผมก็ยังใช้แอปปฏิทินของ Blackberry ในมือถือ Android อยู่ ด้วยความง่ายและรวดเร็วในการเข้าถึงครับ (อันนี้แล้วแต่คนชอบเลยนะ หากเพื่อน ๆ มีแอปพลิเคชันไหนที่ใช้งานได้ดีสามารถเสนอแนะมาได้เลย)

หรือหากคุณต้องทำงานร่วมกับเพื่อน ๆ อาจเลือกใช้ซอฟต์แวร์ช่วยจัดการงานแบบออนไลน์ เช่น Slack, Trello หรือขั้นสูงหน่อยอย่างเซตซอฟต์แวร์ออนไลน์ GSuite ของ Google ซึ่งคุณจะสามารถกำหนดขอบเขตงานที่ตนเองต้องทำ เมื่อเสร็จแล้วยังสามารถบอกเพื่อน ๆ ผ่านซอฟต์แวร์เหล่านี้ เพื่อให้เพื่อนนำงานของคุณไปดำเนินการต่อได้นั่นเองครับ

working from home

 

6.หลีกเลี่ยงแนวคิด “ทำงานสบายเหมือนอยู่บ้าน”

จริง ๆ ผมเองเคยมีความคิดแบบนี้อยู่เหมือนกันนะ ว่าอยากทำงานสบายเหมือนอยู่บ้าน แต่ต้องเข้าใจว่าการทำงานถ้าสบายเกินไปมันอาจลดประสิทธิภาพของตัวเราได้ หรืออาจมีสิ่งแวดล้อมรบกวนการทำงานของคุณ อย่างที่ผมบอกไว้ในข้อ 2. เรื่องการจัดตารางเวลา เพราะเมื่อคุณอยู่บ้านอาจมีเหตุการณ์หลายอย่างเข้ามาจนคุณไม่สามารถทำงานให้ตรงเวลาได้ จงระลึกไว้เสมอว่าเมื่ออยู่ในเวลางาน มันคือช่วงที่คุณต้องทำงานไม่วอกแวกทำอย่างอื่น ถึงเวลาพักเบรกค่อยจัดการเรื่องอื่น ๆ ครับ

 

7.เปิดรับอากาศบริสุทธิ์และอย่าลืมออกกำลังกาย

อันดับแรกคุณควรจัดตำแหน่งภายในห้องที่ทำงานให้มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก หากห้องอับมากอากาศไม่ถ่ายเท อาจทำให้คุณหงุดหงิดไม่สบายตัว การทำงานก็จะไม่มีประสิทธิภาพ แถมทำให้คุณเกิดความเครียดมากขึ้นด้วย

อีกเรื่องหนึ่งคือการออกกำลังหาย แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะสามารถทำงานไปด้วยในขณะวิ่งอยู่บนลู่วิ่งนะครับ แต่หลังจากหมดช่วงเวลาทำงานตามตารางเวลาแล้ว (ซึ่งมักเป็นช่วงเย็น) คุณควรออกกำลังบ้างสักเล็กน้อยเพื่อลดความเครียดจากการทำงานในวันนั้น ๆ ทั้งนี้ สำหรับช่วงการแพร่ระบาดของ COVID-19 การออกไปนอกบ้านอาจเพิ่มความเสี่ยงในการติดเชื้อได้ ลองหันมาทำงานบ้านดูสิ ทำความสะอาดสิ่งของในบ้านหรือจัดของในบ้านเสียใหม่ให้เป็นระเบียบมากขึ้น มันก็เป็นการออกกำลังกายอย่างหนึ่งเหมือนกันครับ

 

8.จัดแสงให้เพียงพอและเหมาะสม

เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละคนเลย หากงานของคุณต้องเขียนข้อความลงบนเอกสาร ควรจัดแสงไฟให้สว่างเพียงพอเพื่อให้คุณเห็นข้อความได้อย่างชัดเจน แต่สำหรับงานบางประเภท เช่น งานพิมเอกสาร, งานฟรีแลนซ์ตกแต่งเว็บไซต์ อะไรประมาณนี้ อาจจะไม่ต้องใช้แสงไฟจำนวนมาก แต่เน้นเรื่องความเหมาะสมของแสงไฟมากกว่า ที่ผมบอกเช่นนี้เนื่องจากว่างานพวกนี้อาจเน้นเรื่องการสร้างอารมณ์ให้อยากทำงานเสียมากกว่า

อย่างตัวผมพิมพ์บทความในโน้ตบุ๊ก ซึ่งจอโน้ตบุ๊กและแป้นคีย์บอร์ดมีแสงอยู่ในตัว จึงไม่ต้องการแสงสว่างอะไรมากมายนัก แต่อยากให้มีแสงส้ม ๆ นวลตาในระหว่างพิมพ์งานจะดีกว่า เพราะฉะนั้นอย่าลืมจัดแสงให้ “เหมาะสม” จะช่วยเพิ่มความอยากทำงานได้มากขึ้นครับ

working from home

สรุป – ทั้งหมดนี้คือแนวทางปฏิบัติส่วนหนึ่งเพื่อให้คุณได้เตรียมความพร้อม หรือปรับปรุงการทำงานอยู่ที่บ้านในระหว่างการระบาดของ COVID-19 แน่นอนว่าหยุดยาวแบบนี้หัวหน้าของคุณคงไม่อยากได้งานที่ไม่มีคุณภาพ ผมเชื่อว่าการจัดการด้วยวิธีข้างต้นช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่งานได้ครับ

Fact – แนวคิดการทำงานที่บ้านเริ่มมีมาตั้งแต่สมัยของ เซอร์ ไอแซค นิวตัน ซึ่งสมัยนั้นเกิดการระบาดครั้งใหญ่ของกาฬโรคในยุโรป ในช่วงที่ท่านทำงานและเรียนอยู่ที่บ้านทำให้มีการทดลองทางวิทยาศาสตร์มากมายเกิดขึ้นยิ่งกว่าตอนเรียนในมหาวิทยาลัย